Réunion de projet : la répétition générale avant le permis

Zoom sur… la réunion de projet.

Le dossier avance.

Les plans se précisent, le budget est calé, l’envie de déposer la demande de permis démange.

Une question mérite pourtant d’être posée avant de tout figer : et si on montrait le projet à l’administration, une fois, avant de tout jouer sur un seul coup ?

C’est le rôle de la réunion de projet.

Le principe

La réunion de projet permet à un porteur de projet de rencontrer, avant le dépôt officiel de sa demande, l’ensemble des autorités appelées à intervenir dans l’instruction future : celle qui délivrera le permis, mais aussi celles qui devront rendre un avis.

Elle existe en Région wallonne (article D.IV.31 du CoDT) et en Région bruxelloise (article 188/12 du CoBAT, précisé par l’arrêté du Gouvernement du 23 mai 2019).

Les deux textes convergent sur l’essentiel : la réunion, et le procès-verbal qui peut en résulter, ne constituent jamais une décision administrative.

À Bruxelles, elle vise à offrir la possibilité au porteur d’un projet, qui ne peut jamais s’y voir contraint, de récolter les informations utiles pour finaliser son projet.

L’administration peut en prendre l’initiative, mais jamais l’imposer.

Son champ d’application y est toutefois quelque peu plus étroit qu’en Région wallonne : l’arrêté du 23 mai 2019 la réserve aux permis d’urbanisme et permis de lotir, ainsi qu’aux certificats d’urbanisme et certificats d’urbanisme en vue de lotir.

En Région wallonne, elle est ouverte à un spectre plus large de demandes qu’on ne l’imagine souvent : permis d’urbanisme, permis d’urbanisation, certificat d’urbanisme n° 2, et même permis unique.

Pour qui, et surtout, pour quoi

Ce n’est pas un réflexe à avoir pour n’importe quel dossier.

La réunion de projet est particulièrement indiquée lorsque le projet a une certaine ampleur, ou lorsqu’il risque de connaître des difficultés, de poser des problèmes, ou d’être spécialement complexe.

Un permis pour une véranda de 20 m² n’a probablement pas besoin de ce détour.

Un projet de plusieurs logements en zone sensible, une extension importante en zone protégée, ou un dossier de régularisation délicat, si.

Condition de fond, souvent oubliée : il faut qu’un projet existe réellement.

Un simple concept, sans plan de localisation ni indication de gabarit, ne permettra pas à l’administration de se positionner utilement, même si aucun texte n’impose un dossier complet à ce stade.

Plus les éléments présentés sont précis, plus les renseignements récoltés le seront.

Qui demande, et à qui

L’initiative appartient en principe au porteur de projet, c’est-à-dire à celui pour le compte de qui le permis sera sollicité.

Elle peut aussi émaner de l’autorité compétente elle-même.

La demande s’adresse à la commune, si elle est compétente pour délivrer le permis, ou au fonctionnaire délégué, lorsque c’est lui qui statue ou doit rendre un avis ; à Bruxelles, elle s’introduit par voie électronique auprès de l’autorité compétente pour délivrer le permis ou le certificat (si c’est un projet régional : proj@urban.brussels) .

Ce qu’il faut préparer avant de la demander

À Bruxelles, la demande doit comporter une note de présentation (identité et coordonnées du porteur de projet, localisation, description : affectations, gabarits, implantations en situation existante et projetée), des photos significatives, un reportage photographique intérieur en cas de suppression de décors intérieurs remarquables, et tout autre document utile déjà disponible.

En Région wallonne, la logique diffère : si la réunion est obligatoire, le porteur de projet doit présenter au minimum un plan de localisation et la répartition en nombre et en superficie des commerces, bureaux et logements ; si elle est facultative, le CoDT n’impose aucune pièce précise, mais il est suggéré de communiquer au moins un plan de localisation.

Les délais, sans se faire d’illusions

Dans les deux régions, le texte prévoit une invitation dans les 15 jours de la demande et, en Région wallonne, une réunion effective dans les 20 jours de la demande.

À Bruxelles, les demandeurs sont invités à transmettre leurs documents au plus tard 10 jours avant la date effective de la réunion.

En Région wallonne, aucune sanction n’est prévue en cas de non-respect des délais de 15 et 20 jours pour une réunion facultative.

Lorsque la réunion est obligatoire, en revanche, le non-respect de cette obligation peut à notre sens engager la responsabilité de l’autorité compétente.

La réunion peut se tenir par vidéoconférence dans les deux régions ; en Région wallonne, la réglementation le prévoit explicitement.

Qui participe

En Région wallonne, le texte énumère les participants :

• le porteur de projet ;
• l’autorité compétente pour délivrer le permis ;
• le collège communal, s’il n’est pas l’autorité compétente ;
• le fonctionnaire délégué ou le fonctionnaire technique, s’ils doivent rendre un avis simple, un avis conforme, ou un rapport de synthèse (ils peuvent se faire représenter) ;
• un représentant de la commission communale (CCATM), si elle existe, qu’elle délègue elle-même ;
• selon la sensibilité du site : l’Administration du patrimoine pour un bien classé ou assimilé, ou situé en zone de protection ; le gestionnaire du cours d’eau, le représentant du contrat de rivière et le gestionnaire du réseau d’égouttage, ainsi que, le cas échéant, le titulaire du permis d’environnement portant sur une prise d’eau  ; le département de la ruralité et des cours d’eau de l’administration de l’environnement, pour un projet situé dans un axe de concentration naturel des eaux de ruissellement (thalweg, vallée, vallon sec) ;
• toute instance visée à l’article D.IV.35 du CoDT que l’autorité compétente juge utile d’associer.

À Bruxelles, l’autorité qui organise la réunion invite, dans les 15 jours de la demande :

• le demandeur, qui peut se faire accompagner de ses conseillers ;
• le fonctionnaire délégué et les communes concernées, ou l’inverse selon qui organise la réunion, ainsi que les administrations régionales de l’Urbanisme et des Monuments et Sites ;
• Bruxelles Environnement et Bruxelles Mobilité ;
• le SIAMU, sauf dispense ;
• le maître-architecte, lorsque son avis est requis pour ce type de projet ;
• toute autre instance dont l’avis paraît utile à l’autorité organisatrice.

Nuance importante : les personnes invitées ne sont jamais obligées d’y participer.

Leur absence n’invalide pas la procédure.

Les riverains, eux, ne sont jamais invités à cette réunion, dans aucune des deux régions.

Facultative, sauf trois exceptions (Région wallonne)

En Région wallonne, la réunion est en principe facultative, mais devient obligatoire, en présence du fonctionnaire délégué, dans trois cas :

• un commerce (au sens de l’article D.IV.4, alinéa 1er, 8°, du CoDT) dont la surface commerciale nette atteint 1.500 m² si le projet s’implante hors d’une centralité définie par un schéma communal ou pluricommunal (ou en l’absence d’une telle centralité), ou 2.500 m² s’il s’implante dans une centralité ainsi définie ;
• une surface de bureaux de plus de 15.000 m² ;
• un projet de plus de 150 logements.

En l’absence d’organisation de cette réunion obligatoire, la demande de permis est considérée comme incomplète.

À Bruxelles, aucun de ces seuils n’existe : la réunion reste, dans tous les cas, une simple faculté.

Le procès-verbal : une trace, rien de plus

En Région wallonne, le porteur de projet, ou son représentant, établit un procès-verbal non décisionnel et le transmet aux participants, par voie électronique ou par courrier.

Ceux-ci disposent de 30 jours pour le compléter, le rectifier, ou formuler leurs remarques.

À défaut, le procès-verbal initial est réputé approuvé.

À Bruxelles, c’est l’inverse : l’autorité qui a organisé la réunion peut rédiger le procès-verbal mais n’y est pas obligée.

En pratique, il peut être utile de demander avant le début de la réunion si un procès-verbal sera communiqué.

Si tel n’est pas le cas, il est possible de demander à l’autorité compétente de valider les notes prises comme valant ainsi procès-verbal.

Pourquoi ce caractère non décisionnel ?

Une véritable pré-décision imposerait de respecter des formalités issues du droit supranational (participation du public, évaluation des incidences), qui alourdiraient considérablement la procédure.

Le porteur de projet qui souhaite une véritable décision sur un contenu allégé dispose déjà d’un outil adapté : le certificat d’urbanisme (n° 2 en Région wallonne).

Cela ne retire pas toute utilité à la réunion.

Elle permet une première appréciation du projet, et peut révéler des difficultés insurmontables dès ce stade.

Mais elle ne donne aucune garantie sur la suite : étude d’incidences, enquête publique, consultation d’un service ou instruction d’une autre autorisation peuvent faire émerger des éléments non perçus au moment de la réunion.

L’intérêt concret, au-delà de la case à cocher

La réunion de projet permet d’identifier les obstacles à franchir et de s’orienter vers des solutions : études complémentaires, précisions sur la politique communale ou régionale sur un sujet précis (subdivision de logements, charges d’urbanisme, etc.), ajustements de gabarit ou d’implantation avant que le dossier ne soit figé.

C’est notamment dans les dossiers de régularisation que cet outil trouve un intérêt : présenter la stratégie envisagée et vérifier qu’elle correspond aux attentes de l’administration (il est bienvenu de faire des concessions pour que le projet soit déclaré conforme au bon aménagement des lieux).

Ce qu’il faut retenir avant de s’y lancer

Cinq réflexes, dans l’ordre.

Un, ne demandez une réunion que si le projet est suffisamment abouti.

Deux, préparez et transmettez vos documents à l’avance, à Bruxelles au plus tard 10 jours avant la date fixée.

Trois, ne confondez pas le délai de 15 jours , qui ne concerne que l’envoi de l’invitation, avec la date réelle de la réunion, qui peut intervenir bien plus tard (à Bruxelles ; en Région wallonne, la réunion elle-même doit se tenir dans les 20 jours).

Quatre, vérifiez si votre projet wallon entre dans l’une des trois hypothèses de réunion obligatoire : à défaut, le dossier déposé ensuite sera incomplet.

Cinq, rédigez systématiquement un procès-verbal, même facultatif, et transmettez-le sans délai.

Une réunion de projet bien préparée n’achète pas un permis.

Elle achète de la visibilité, et parfois, elle évite un refus qui aurait pu être anticipé.